Wciąż więcej biznesmenów usiłuje znaleźć najlepszy sposób na polepszanie prosperowania swojej firmy. Rynek wychodzi naprzeciw potrzebom zainteresowanych klientów i efektywnie wdraża w różnych zakładach program sharepoint. Realizowanie obiegu dokumentów oraz szeroko definiowanego business proces management, to jest BPM, dzięki tej platformie odbywa się bardzo efektywnie i szybko.

Różne sposoby ulepszania obecnych w przedsiębiorstwie systemów są przez przedsiębiorców z chęcią testowane.

Mówiąc ogólnie nazwa ta jest używana w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach. Programy te pomagają ustalić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów.

Jako przykład można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające dyspozycję na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. W następniej kolejności dane są odbierane przez osobę realizującą zlecenie (zaproponowany zostaje np.

termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy akceptują informacje o wykonaniu zadania (na przykład pozwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Gdy pierwsze z nich pojawiły się na krajowym rynku, mało osób podchodziło do nich z życzliwością.

Mieliśmy obiekcje, że stosunkowo kosztowne rozwiązania okażą się być trudne w obsłudze, w efekcie więc nie tylko nie pozbędziemy się bieżących problemów, ale i namnożymy kolejne. Dziś wiemy o tym, że byliśmy wówczas w błędzie. Mniej lub bardziej zaawansowany program do zarządzania dokumentami możemy w związku z tym napotkać prawie w co trzeciej firmie, osoby, które podejmują decyzję na skorzystanie ze stwarzanych przez niego możliwości wypowiadają się przy tym na ten temat w samych pozytywach. To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od potrzeb firmy.

Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych oraz stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje konkretnych programów.